Einmal im Jahr wird abgerechnet: Deine monatlichen Betriebskostenraten werden den tatsächlichen Kosten des Hauses gegenübergestellt. Die Abrechnung wirkt oft unübersichtlich, du kannst sie aber mit etwas System selbst prüfen. Dieser Ratgeber zeigt dir die Fristen, die wichtigsten Prüfschritte und den Weg, wenn du Geld zurückforderst – mit Schwerpunkt auf Wohnungen, für die das Mietrechtsgesetz (MRG) zur Gänze gilt.
Bis wann die Abrechnung vorliegen muss
Zahlst du monatliche Pauschalraten, muss der Vermieter die Betriebskosten eines Kalenderjahres spätestens bis 30. Juni des Folgejahres abrechnen [S1]. Das Gesetz verlangt dafür kein persönliches Schreiben an jede Partei, sondern dass die Abrechnung an einer geeigneten Stelle im Haus aufliegt [S1]. Schau daher ab Anfang Juli gezielt nach oder frag bei der Hausverwaltung nach, wann und wo sie aufgelegt wurde.
Du hast außerdem das Recht, die Belege in geeigneter Weise einzusehen. Bei digital geführten Belegen genügt die Einsicht in Ausdrucke; Kopien bekommst du, musst sie aber selbst bezahlen [S1]. Die Belegeinsicht findet meist im Büro der Hausverwaltung statt; manche Verwaltungen bieten auch einen Online-Zugang an [S7].
Bei Genossenschaftswohnungen gelten eigene Regeln, dort wird die Abrechnung persönlich zugestellt [S6].
Guthaben oder Nachzahlung: was das Ergebnis bedeutet
Ein Guthaben muss dir der Vermieter zum übernächsten Zinstermin nach der Abrechnung gutschreiben; eine Nachzahlung wird zum selben Termin fällig [S1].
Fiktives Beispiel: Deine Vorschreibung lag bei monatlich 118 Euro, im Jahr also 1.416 Euro. Die Abrechnung weist für deine Wohnung 1.502,30 Euro aus, du musst also 86,30 Euro nachzahlen. Liegt die Abrechnung ab 12. Mai auf und ist die Miete jeweils am Monatsersten fällig, ist der 1. Juni der nächste und der 1. Juli der übernächste Zinstermin – erst dann wird die Nachzahlung fällig.
Für sehr alte Posten gibt es eine Grenze zugunsten der Mietparteien: Kosten, deren Fälligkeit mehr als ein Jahr zurückliegt, kann der Vermieter grundsätzlich nicht mehr verrechnen. Bei der Pauschalverrechnung beginnt diese Jahresfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Kosten fällig wurden [S1].
Schritt für Schritt prüfen
- Deine Fläche und den Schlüssel kontrollieren. Verteilt wird grundsätzlich nach Nutzfläche: deine Quadratmeter im Verhältnis zu allen Einheiten im Haus, leere und vom Vermieter selbst genutzte Wohnungen eingeschlossen [S2]. Stimmt die Gesamtfläche nicht, ist jede einzelne Zeile falsch verteilt.
- Jede Zeile einer Kostenart zuordnen. Erlaubt sind nur die in § 21 MRG genannten Kosten [S1]. Arbeiten am Haus, Sanierungen oder Rücklagen haben in der Abrechnung nichts verloren [S6].
- Die Versicherungen gesondert ansehen. Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschäden sind zulässig; Glasbruch oder Sturm nur mit Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter [S1].
- Gemeinschaftsanlagen abgleichen. Für Lift, Sauna oder Waschküche zahlst du nur, wenn du sie benützen darfst [S3].
- Auffälligkeiten gegenüber dem Vorjahr markieren. Neue Zeilen und große Sprünge sind die Posten, deren Belege du dir zuerst ansiehst.
Bei der Belegeinsicht geht es um drei Dinge: Die Rechnung muss dein Haus betreffen, die Leistung muss tatsächlich erbracht worden sein, und sie muss in das abgerechnete Kalenderjahr fallen [S7]. Weil jede Mietpartei andere Dinge im Haus mitbekommt – wer etwa weiß, dass der Lift monatelang stand –, lohnt es sich, die Einsicht gemeinsam mit Nachbarinnen und Nachbarn zu machen.
Einwände zuerst schriftlich vorbringen
Schreib der Hausverwaltung, welche Posten du für unzulässig oder überhöht hältst, und bitte um Aufklärung oder Korrektur. Nenne dabei konkrete Positionen und Beträge. Das schafft einen Nachweis und löst manche Fehler ohne Verfahren. Fehlt die Abrechnung ganz oder wird dir die Belegeinsicht verweigert, solltest du den Vermieter ebenfalls schriftlich dazu auffordern; die Arbeiterkammer Wien stellt dafür Musterbriefe bereit [S6].
Schlichtungsstelle oder Bezirksgericht
Reagiert der Vermieter nicht, kannst du ein Verfahren beantragen. Im Vollanwendungsbereich entscheidet darüber das Bezirksgericht im Außerstreitverfahren. Möglich sind Anträge auf Legung der Abrechnung sowie auf Prüfung, ob die verrechneten Betriebskosten, Verwaltungs- und Hausbetreuungskosten zulässig und angemessen sind [S4].
In manchen Gemeinden musst du zuerst zur Gemeinde, also zur Schlichtungsstelle, gehen, bevor das Gericht angerufen werden kann [S5]. In Wien ist das die Schlichtungsstelle für wohnrechtliche Angelegenheiten; das Verfahren dort ist kostenlos [S7]. Auch einige andere Städte haben solche Stellen. Gibt es an deinem Wohnort keine, wendest du dich direkt an das Bezirksgericht [S7].
Ein Punkt, den du kennen solltest: Bei einer Rückforderung bekommen grundsätzlich nur jene Mietparteien Geld zurück, die sich am Verfahren beteiligt haben [S6]. Es lohnt sich also, gemeinsam aufzutreten.
Fristen für die Rückforderung
Hast du Betriebskosten bezahlt, die nach §§ 21 bis 24 MRG nicht zulässig waren, kannst du sie samt gesetzlichen Zinsen zurückverlangen. Dieser Anspruch verjährt nach drei Jahren [S8]. Warte deshalb nicht zu lange, sondern prüfe jede Abrechnung zeitnah.
Wenn das MRG nicht oder nur teilweise gilt
In frei finanzierten Neubauten, vielen vermieteten Eigentumswohnungen oder Ein- und Zweifamilienhäusern gelten die gesetzlichen Abrechnungsregeln nicht. Dann zählt, was im Mietvertrag steht [S9]. Gegen eine falsche Abrechnung kannst du in diesem Fall nur vor Gericht vorgehen; lass dich vorher beraten [S7].
Vorsicht bei Werbung, die eine Rückzahlung aller Betriebskosten verspricht: Nach Einschätzung der Arbeiterkammer Wien sind die Chancen nur in bestimmten Konstellationen gut – etwa wenn das MRG nicht voll gilt, ein Unternehmen an Verbraucher vermietet und die Kosten im Vertrag bloß beispielhaft aufgezählt sind [S10]. Bei befristeten Verträgen solltest du außerdem bedenken, dass ein Streit die Verlängerung erschweren kann [S10]. Eine erste Einschätzung bekommst du bei der Arbeiterkammer, einer Mieterorganisation oder einer wohnrechtlichen Beratungsstelle.