Die Wohnung ist zurückgegeben. Bei der Übergabe wurden keine neuen Schäden notiert, trotzdem kommt ein Teil der Barkaution nicht zurück. Als Grund nennt die Vermietung die noch fehlende Betriebskostenabrechnung. Die ausgezogene Person hört aus dem Freundeskreis, nach sechs Monaten müsse ohnehin alles ausgezahlt werden. Für den konkreten deutschen Fall sind Sicherungszweck, Betrag und Abrechnungsstand genauer zu unterscheiden.
Die folgenden Schritte sind redaktionelle Empfehlungen für eine gewöhnliche, preisfreie Wohnraummiete. Sie entscheiden keine konkrete Forderung und übertragen das Ergebnis nicht pauschal auf preisgebundenen Wohnraum oder andere Sicherungsvereinbarungen.
Rückgabezustand und laufende Abrechnung sind unterschiedliche Themen
Ein Protokoll über den Zustand der Räume beantwortet noch nicht, ob aus einer späteren Betriebskostenabrechnung eine Forderung zu erwarten ist. Der BGH hat in VIII ZR 71/05 klargestellt, dass der Sicherungszweck einer Kaution auch solche noch nicht fälligen Ansprüche erfassen kann. Bei erwarteter Nachforderung darf ein angemessener Teil bis zur maßgeblichen Abrechnung einbehalten werden. [BGH]
Daraus folgt keine Erlaubnis, ohne konkreten Anlass vorsorglich jeden Betrag für unbestimmte Zeit zu behalten. Die tatsächliche Vereinbarung und der Sicherungsbedarf gehören in die Prüfung. Eine bloße Mitteilung „Wir rechnen irgendwann ab“ beantwortet nicht die Frage, weshalb genau dieser Kautionsteil noch benötigt wird.
Die behauptete Sechsmonatsregel auf ihren Gegenstand prüfen
§ 548 BGB regelt unter anderem die sechsmonatige Verjährung von Vermieterersatzansprüchen wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache ab deren Rückerhalt. [VERJAEHRUNG] Das ist etwas anderes als eine allgemeine Frist für jede Kautionsauszahlung.
Auch der BGH beschreibt die Prüfungs- und Abrechnungszeit einzelfallbezogen und hält unter entsprechenden Umständen mehr als sechs Monate für möglich. [BGH] Weder „Sechs Monate darf man immer alles behalten“ noch „Danach wird automatisch alles fällig“ ersetzt deshalb eine konkrete Einordnung.
Den tatsächlichen Abrechnungszeitraum finden
§ 556 Absatz 3 BGB verlangt bei Betriebskostenvorauszahlungen eine jährliche Abrechnung. Sie ist grundsätzlich spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum mitzuteilen; für verspätete Nachforderungen enthält die Norm eine gesetzliche Ausnahme. [ABRECHNUNG]
Der Zeitraum wird vom Auszugstag getrennt notiert. Im rein fiktiven Beispiel endet das Mietverhältnis im Juni, während der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr folgt. Der Auszug macht aus diesem Jahreszeitraum nicht von selbst einen bereits vollständig abrechenbaren Halbjahreszeitraum. Welche Unterlagen und tatsächlich fälligen Schritte hier vorliegen, wird anhand des Vertrags und der Abrechnung geprüft.
Betrag und Begründung zusammen anfordern
Unsere Empfehlung: Frage nach der Höhe der gesamten vorhandenen Sicherheit, bereits abgerechneten Positionen, ausgezahlten Beträgen und dem konkret zurückbehaltenen Rest. Für den Betriebskostenanteil sollte nachvollziehbar werden, weshalb eine Nachzahlung erwartet und welcher Betrag dafür angesetzt wird.
Im erfundenen Fall erhielt Daniel bereits 1.800 Euro zurück; 400 Euro bleiben wegen der erwarteten Nachforderung offen. Die beiden Beträge ergeben zusammen 2.200 Euro, sagen aber für sich noch nichts über die Berechtigung der 400 Euro aus. Daniel betrachtet die bisherigen Abrechnungen, Vorauszahlungen und die vorliegende Erläuterung. Er übernimmt weder eine alte Nachzahlung ungeprüft als sichere neue Forderung noch setzt er den künftigen Betrag allein wegen fehlender Endabrechnung auf null.
Einen offenen Rest tatsächlich weiterverfolgen
Daniel bewahrt die Rückmeldung zusammen mit Kautionsbeleg, Vertragsunterlagen und Abrechnungsstand auf. Wenn die angekündigte Abrechnung vorliegt, wird auch der noch offene Kautionsteil wieder aufgegriffen. Ein einmal akzeptierter Zwischenstand ist keine intern als erledigt abzulegende Schlussabrechnung.
Bleiben Grund, Betrag oder Dauer strittig, nimmt er die konkrete Zusammenstellung zur Beratung mit. Er erklärt weder eine selbst ausgerechnete Fälligkeit noch einen Verzicht auf mögliche Ansprüche anhand dieses Artikels. Laufende Zahlungen aus einem anderen Mietverhältnis werden nicht damit vermischt.
Das praktische Ziel ist eine nachvollziehbare Abrechnung: was bereits ausgezahlt wurde, welcher tatsächliche Sicherungsgrund noch besteht und wie der verbleibende Rest abschließend behandelt wird. Ein klar bezeichneter offener Posten hilft dabei mehr als eine vermeintliche Universalfrist.