Ein Schreiben verlangt Angaben zu einer vermieteten Wohnung für einen qualifizierten Mietspiegel. In der Akte liegen der ursprüngliche Vertrag, spätere Mietänderungen und ein Kontoauszug mit einem Gesamtbetrag. Wer jetzt nur den letzten Zahlungseingang überträgt, kann eine falsche Mietangabe liefern. Die konkrete Aufgabe ist eine zutreffende Erhebungsantwort zur ausgewählten Wohnung.
Erst feststellen, wer welche Befragung durchführt
Artikel 238 § 2 EGBGB verpflichtet bei Erstellung eines qualifizierten Mietspiegels und seiner Anpassung mittels Stichprobe auf Verlangen zu bestimmten Auskünften. Absatz 1 betrifft Eigentümer und Mieter bei Vermietungsstatus und Wohnungsanschrift; Absatz 2 nennt Vermieter und Mieter für weitere Merkmale. Die Pflicht kann nach Absatz 3 auch gegenüber beauftragten Stellen bestehen. [PFLICHT]
Unsere Empfehlung: Gleiche die bezeichnete Erhebung und den Dienstleister über die unabhängig aufgerufene amtliche Internetseite der zuständigen Stelle ab. Ein Institutsname statt eines Behördennamens macht die Anfrage nicht automatisch unverbindlich. Umgekehrt belegt ein fremdes Logo keine Beauftragung. Notiere die konkrete Wohnung, Kennung, Antwortfrist und den vorgesehenen Rückweg. Die örtliche Aufforderung muss tatsächlich geprüft werden; dieser Beitrag nennt keine bundesweit einheitliche Antwortfrist.
Ein abgegrenztes Praxisbeispiel liefert Berlin: Die Senatsverwaltung benannte in ihrer Mitteilung vom 20. August 2025 das beauftragte ALP-Institut und beschrieb die damalige Erhebung von September bis Dezember 2025. Vermietende wurden schriftlich beziehungsweise online befragt. [BEISPIEL] Das belegt diesen historischen Ablauf, keinen heute offenen Berliner Befragungszeitraum und keine Zuständigkeit für andere Gemeinden.
Die gefragten Merkmale aus der Akte zusammensetzen
Artikel 238 § 2 Absatz 2 unterscheidet Erhebungsmerkmale und Hilfsmerkmale. Zu den abgefragten Sachangaben gehören unter anderem Mietbeginn, letzte Mieterhöhung mit der bezeichneten Ausnahme für § 560 BGB, Miethöhe und Mietart, Mietbindung, Wohnungsmerkmale einschließlich energetischer Beschaffenheit und besondere Gründe einer Mietermäßigung. Anschriften und Namen sind gesondert bezeichnet. [PFLICHT]
Lege für jede Frage den verlangten Bezugszeitpunkt und den passenden Nachweis daneben. Verwende die Definitionen der konkreten Erhebung: Eine heutige Ausstattung kann vom Zustand am gefragten Stichtag abweichen. Ein unbekanntes Merkmal ist weder automatisch „nein“ noch die günstigste Tabellenkategorie. Kläre die vorgesehene Antwort für fehlende Informationen mit der Erhebungsstelle, bevor du einen Wert erfindest.
Fiktiver Fall: Gesamtzahlung und letzte Erhöhung passen nicht zum Fragefeld
Eine Vermieterin soll in einer erfundenen Erhebung den Stand am 1. Mai 2026 melden. Das Mietkonto zeigt 1.090 Euro monatlich. Die Unterlagen trennen jedoch 950 Euro Nettokaltmiete und 140 Euro Betriebskostenvorauszahlung. Die Nettokaltmiete gilt nach einer Erhöhung seit dem 1. November 2024. Zum 1. Juli 2026 wurde eine weitere Grundmietänderung auf 980 Euro vereinbart. Seit Januar 2026 war außerdem die Betriebskostenvorauszahlung von 120 auf 140 Euro erhöht worden.
Die Vermieterin erstellt folgende Zuordnung, bevor sie den Fragebogen ausfüllt:
- Nettokaltmiete am 1. Mai – Herangezogener Nachweis: Zu diesem Datum geltender Vertrags- und Änderungsstand; Ergebnis im fiktiven Fall: 950 Euro; der Zahlungseingang von 1.090 Euro ist kein Ersatzwert
- Letzte relevante Mietänderung – Herangezogener Nachweis: Datierte Änderungsschreiben nach Art der Änderung getrennt; Ergebnis im fiktiven Fall: 1. November 2024 für die im Beispiel erfragte Grundmieterhöhung bis zum Stichtag; weder die spätere Juli-Änderung noch die bloße Vorauszahlungsänderung ersetzt dieses Datum
- Energetische Ausstattung am Stichtag – Herangezogener Nachweis: Passende Objektunterlagen und tatsächlicher damaliger Zustand; Ergebnis im fiktiven Fall: Keine Übertragung einer erst später eingebauten Ausstattung
Die Zahlen sind erfunden. Welches konkrete Fragefeld welchen Zeitpunkt verlangt, ergibt sich aus der tatsächlichen Erhebung. Diese Arbeitsweise verändert keine vertragliche Miete und ersetzt keine Prüfung einer Mieterhöhung. Sie verhindert, dass Kontoumsatz, Änderungsdatum und Erhebungsmerkmal durcheinandergeraten.
Den verlangten Datensatz liefern und Rückfragen erreichbar halten
Artikel 238 § 3 begrenzt die Verarbeitung auf den erforderlichen Umfang. Er regelt unter anderem die frühe Trennung der Hilfsmerkmale sowie deren gesonderte Verarbeitung und Löschung unter den genannten Voraussetzungen; das gilt entsprechend für beauftragte Stellen. [DATEN] Daraus folgt keine pauschale Zusage, sämtliche Daten würden unmittelbar nach Absenden vernichtet.
Unsere Empfehlung lautet deshalb, die gefragten Angaben im bestätigten Verfahren zu übermitteln. Sende nicht vorsorglich vollständige Kontoauszüge, Ausweiskopien oder die ganze Mietakte. Wenn ein Nachweis zusätzlich verlangt wird, kläre dessen konkreten Umfang und den geeigneten Übermittlungsweg. Halte die abgegebene Antwort mit Bezugswohnung, Datum und verwendeten Nachweisen nachvollziehbar. Entdeckst du einen Fehler, nutze den bestätigten Korrekturkontakt mit Bezug auf die ursprüngliche Kennung, statt eine widersprechende zweite Meldung ohne Erklärung zu senden.
Die Aufforderung sollte nicht liegen bleiben: Artikel 238 § 4 erfasst auch fahrlässig unterlassene, verspätete, falsche oder unvollständige Auskünfte; möglich ist eine Geldbuße bis 5.000 Euro. [FOLGEN] Das ist keine automatische Sanktion in jedem unklaren Einzelfall. Bei Streit über Pflicht, Umfang oder Termin brauchst du rechtzeitig passende fachliche Klärung. Das Ergebnis dieser Aufgabe ist ein belegbarer Datensatz für die konkrete Erhebung – keine eigene Mietspiegeltabelle und keine neue Mietforderung.